Nộp CV hoài mà không thấy hồi âm? Có thể email xin việc của bạn chưa đủ ấn tượng. Nhà tuyển dụng nhận hàng trăm email mỗi ngày, nếu không biết cách viết sao cho thu hút, bạn rất dễ bị bỏ qua. Bài viết này hướng dẫn cách viết email xin việc chuẩn, kèm 3 mẫu dễ áp dụng, giúp bạn tăng cơ hội được gọi phỏng vấn.

Email xin việc và sự khác biệt với thư xin việc

Email xin việc là phần nội dung bạn viết trực tiếp trong email khi gửi hồ sơ ứng tuyển. Nó giúp bạn giới thiệu ngắn gọn về bản thân, thể hiện mong muốn ứng tuyển vào vị trí cụ thể và hướng nhà tuyển dụng đến các tài liệu đính kèm như CV, thư xin việc.

Sự khác biệt giữa email xin việc và thư xin việc:

Nhiều ứng viên nhầm lẫn giữa hai khái niệm này, nhưng thực tế chúng có vai trò khác nhau:

- Email xin việc: Viết trực tiếp trong phần nội dung email, tóm tắt nhanh thông tin cá nhân, vị trí ứng tuyển và các tài liệu đính kèm.

- Thư xin việc (Cover Letter): Một file riêng biệt (thường là PDF hoặc DOC), trình bày chi tiết hơn về lý do ứng tuyển, kỹ năng và sự phù hợp với công ty.

Bố cục cơ bản của một email xin việc

- Địa chỉ và tên hiển thị email

- Tiêu đề

- Mở đầu email

- Nội dung chính

- Phần kết

- Tài liệu đính kèm

- Chữ ký

Hướng dẫn cách viết email xin việc chi tiết

1. Viết tiêu đề đúng theo mẫu quy định (nếu có) hoặc ngắn gọn trọng tâm

Nhiều công ty ghi sẵn trong JD cách đặt tiêu đề email, lúc này bạn chỉ cần làm đúng theo hướng dẫn là được. Nếu không có mẫu sẵn, bạn có thể đặt tên tiêu đề theo công thức chuẩn: [HỌ TÊN] - [VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN] - [TÊN CÔNG TY]

Ví dụ đúng:

- Nguyễn Văn A - Kiến trúc sư cảnh quan - Công ty XYZ

- Nguyễn Văn A - Ứng tuyển vị trí Kiến trúc sư - Công ty XYZ

Ví dụ sai:

- Gửi CV ứng tuyển

- Xin việc tại công ty XYZ

- CV của em

2. Mở đầu email xin việc bằng lời chào lịch sự

Nhiều ứng viên gửi email mà không có nổi một câu chào, chẳng khác gì bước vào nhà người ta mà không chào hỏi lấy một câu. Nhà tuyển dụng sẽ ngay lập tức có ấn tượng không tốt. Vì vậy, đừng quên mở đầu email một cách lịch sự và chuyên nghiệp bạn nhé.

- Nếu biết tên người nhận: Kính gửi chị Nguyễn Thị A - Trưởng phòng Nhân sự Công ty XYZ,

- Nếu không biết tên cụ thể: Kính gửi Bộ phận tuyển dụng Công ty XYZ,

Tuyệt đối tránh:

- "Chào anh/chị" (nghe rất hời hợt)

- "Gửi công ty XYZ" (cụt lủn, thiếu chuyên nghiệp)

- "Hello anh chị" (quá suồng sã)

3. Nội dung chính đầy đủ nhưng ngắn gọn, súc tích

Bạn đừng biến email xin việc thành một bài văn dài lê thê vì nhà tuyển dụng không có thời gian đọc hết đâu. Thay vào đó, hãy đi thẳng vào vấn đề và tập trung vào những gì họ thực sự quan tâm.

Mẫu nội dung ngắn gọn mà vẫn ấn tượng:

- Giới thiệu bản thân: Tôi tên là Dương Minh, sinh năm 1998, tốt nghiệp ĐH Kiến trúc, khoa Thiết kế Đồ họa. Hiện tôi đang sống và làm việc tại Hà Nội.

- Lý do gửi email: Tôi thấy công ty đang tuyển dụng vị trí Thiết kế Nội thất trên website [tên trang]. Tôi rất quan tâm nên gửi email này để ứng tuyển.

- Điểm mạnh và kinh nghiệm nổi bật: Trong thời gian học tại trường, tôi đã tham gia nhiều dự án thực tế như [...]. Ngoài ra, tôi từng làm việc tại Công ty ABC với vai trò [...], đã đạt được [...].

- Lý do muốn làm việc tại công ty: Tôi rất ấn tượng với những dự án của công ty, đặc biệt là [dự án nào đó]. Tôi tin rằng với kinh nghiệm của mình, tôi có thể đóng góp vào sự phát triển của công ty trong thời gian tới.

4. Đưa ra lời kêu gọi hành động và cảm ơn

Phần này tuy đơn giản nhưng bạn tuyệt đối đừng quên nhé.

- Mẫu kết email chuyên nghiệp: Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian đọc email. Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ Quý công ty!

- Thông tin liên hệ đầy đủ:

Trân trọng,

Dương Minh

Số điện thoại: 0123 456 789

Email: Duongminh1234@gmail.com

5. Kết thúc với chữ ký chuyên nghiệp

Đây là phần rất ít người để ý. Nếu chỉ soạn mail bình thường, chúng ta thường chỉ ghi họ tên ở cuối email. Tuy nhiên, để thể hiện sự chuyên nghiệp, bạn có thể tạo chữ ký riêng chỉ với 4 bước đơn giản:

- Vào Gmail, chọn Cài đặt => Xem tất cả chế độ cài đặt

- Tìm phần Chữ ký (Signature) => Chọn Tạo mới

- Nhập thông tin: Họ tên, số điện thoại, email, LinkedIn (nếu có)

- Đặt chữ ký này làm mặc định khi gửi email

Một số lưu ý để không mất điểm khi gửi mail xin việc

Những tài liệu bắt buộc & nên có:

- CV: Không có CV, coi như email của bạn vô nghĩa.

- Thư xin việc (Cover Letter): Nếu công ty yêu cầu hoặc bạn muốn gửi thêm tạo điểm cộng.

- Portfolio: Nếu làm ngành sáng tạo, đây là "vũ khí" chứng minh năng lực của bạn.

- Bằng cấp, chứng chỉ liên quan: Nếu JD yêu cầu, hãy đính kèm để nhà tuyển dụng thấy bạn đủ tiêu chuẩn.

Lưu ý quan trọng: Trước khi nhấn "Gửi" email, bạn hãy tự hỏi:

Đã đính kèm đầy đủ file chưa?

Nhiều ứng viên quên đính kèm file, khiến email trở nên vô nghĩa. Hãy kiểm tra lại một lần nữa trước khi gửi.

File có đúng định dạng PDF không?

Định dạng PDF giúp tài liệu của bạn hiển thị đẹp mắt, tránh lỗi font và giữ nguyên bố cục trên mọi thiết bị.

Tên file có chuyên nghiệp không?

Hãy đặt tên file rõ ràng, bao gồm họ tên và vị trí ứng tuyển. Ví dụ: DuongMinh_CV_Marketing.pdf thay vì cv_moi_nhat.docx.

Tên email và tên hiển thị email đã chuyên nghiệp chưa?

Địa chỉ email tốt nhất là dạng hovaten@gmail.com. Tránh dùng những email thiếu nghiêm túc như boycodon98@gmail.com.

Hình thức trình bày đã chuẩn chưa?

Bạn nên dùng các font chữ chuyên nghiệp, dễ đọc như Arial, Times New Roman, Calibri hoặc Roboto. Đồng thời kiểm tra căn chỉnh, cách dòng, chính tả, định dạng hợp lý:

- Căn lề trái toàn bộ nội dung: Tránh căn giữa hoặc căn đều vì dễ gây mất cân đối khi đọc trên email.

- Không viết hoa toàn bộ chữ: Dễ gây cảm giác như đang "quát" vào mặt nhà tuyển dụng.

- Sử dụng in đậm (bold) hợp lý: Chỉ nhấn mạnh các thông tin quan trọng như vị trí ứng tuyển, tên công ty, hoặc thời gian làm việc.

- Không nên lạm dụng gạch chân hoặc in nghiêng vì có thể làm rối mắt.

Thời điểm gửi email?

Tránh gửi email vào cuối tuần hoặc quá sớm/ quá muộn trong ngày. Thời gian lý tưởng là từ 8h - 10h sáng hoặc 13h - 15h chiều các ngày làm việc..

Mẫu email xin việc hay, chuẩn tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng

Mẫu 1: Ứng tuyển vị trí Thực tập sinh Kiến trúc

Tiêu đề: Ứng tuyển Thực tập sinh Kiến trúc - [Họ và Tên]

Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng/Phòng Nhân sự],

Em là [Họ và Tên], sinh viên năm [X] ngành Kiến trúc tại Đại học Kiến trúc Hà Nội. Với niềm đam mê sáng tạo không gian và mong muốn phát triển trong môi trường chuyên nghiệp, em rất hứng thú với vị trí Thực tập sinh Kiến trúc tại [Tên công ty].

Trong quá trình học tập, em đã rèn luyện kỹ năng thiết kế ý tưởng, triển khai bản vẽ kỹ thuật, sử dụng thành thạo AutoCAD, SketchUp, Revit, Lumion. Bên cạnh đó, em từng tham gia các đồ án thiết kế công trình dân dụng và công cộng, giúp nâng cao tư duy thẩm mỹ và khả năng làm việc nhóm.

Em xin gửi kèm CV và portfolio để quý công ty tham khảo. Rất mong có cơ hội trao đổi trực tiếp để chia sẻ thêm về định hướng và mong muốn đóng góp của em.

Trân trọng,

[Họ và Tên]

[Số điện thoại]

[Email]

Mẫu 2: Ứng tuyển vị trí Thực tập sinh Thiết kế Nội thất

Tiêu đề: Ứng tuyển Thực tập sinh Thiết kế Nội thất - [Họ và Tên]

Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],

Em tên là [Họ và Tên], sinh viên năm [X] ngành Thiết kế Nội thất tại Đại học Kiến trúc Hà Nội. Qua thông tin tuyển dụng của quý công ty, em rất mong muốn ứng tuyển vào vị trí Thực tập sinh Thiết kế Nội thất, với hy vọng được học hỏi và phát triển trong môi trường chuyên nghiệp.

Trong suốt quá trình học tập, em đã trau dồi kiến thức về bố cục không gian, vật liệu nội thất, màu sắc, đồng thời sử dụng thành thạo các phần mềm thiết kế như AutoCAD, 3Ds Max, V-Ray, Photoshop. em từng tham gia các đồ án thiết kế nội thất cho căn hộ và showroom, giúp nâng cao tư duy sáng tạo và khả năng làm việc theo dự án.

Em xin gửi kèm CV và portfolio để quý công ty tham khảo. Rất mong nhận được phản hồi từ anh/chị để có cơ hội trao đổi thêm về sự phù hợp của em với vị trí này.

Trân trọng,

[Họ và Tên]

[Số điện thoại]

[Email]

Mẫu 3: Ứng tuyển vị trí Nhân viên Thiết kế Đồ họa

Tiêu đề: Ứng tuyển Nhân viên Thiết kế Đồ họa - [Họ và Tên]

Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],

Em là [Họ và Tên], sinh viên năm [X] ngành Thiết kế Đồ họa tại Đại học Kiến trúc Hà Nội. Em rất quan tâm đến vị trí Nhân viên Thiết kế Đồ họa tại [Tên công ty] và mong muốn ứng tuyển để có cơ hội đóng góp và phát triển cùng quý công ty.

Em có kinh nghiệm sử dụng Photoshop, Illustrator, InDesign, từng thực hiện các dự án về nhận diện thương hiệu, thiết kế ấn phẩm truyền thông, giao diện website. Ngoài ra, em cũng có kinh nghiệm thực tập tại [Tên công ty trước đây, nếu có], giúp em rèn luyện kỹ năng sáng tạo, làm việc nhóm và đảm bảo tiến độ dự án.

Em xin gửi kèm CV và portfolio để quý công ty tham khảo. Rất mong nhận được phản hồi để có cơ hội trao đổi thêm về khả năng đóng góp của em cho công ty.

Trân trọng,

[Họ và Tên]

[Số điện thoại]

[Email]

Email xin việc nghe đơn giản nhưng lại quyết định ấn tượng đầu tiên của bạn với nhà tuyển dụng. Viết sơ sài, thiếu chuyên nghiệp thì cơ hội đi tiếp gần như bằng không. Với hướng dẫn cách viết email xin việc và 3 mẫu chuẩn ở trên, hy vọng sẽ giúp bạn có được công thức để tiến gần hơn đến công việc mơ ước.