Ở giai đoạn xin việc, bên cạnh chuẩn bị một CV chỉn chu thì cách viết email cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng, góp phần không nhỏ xây dựng hình ảnh của bạn trong mắt nhà tuyển dụng. Vậy hãy cùng nhau tìm hiểu cách viết email xin việc chuẩn chỉnh nhất để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và thành công đạt được vị trí công việc mình mong muốn nhé.

I. Cách viết email xin việc thật ấn tượng để chinh phục mọi nhà tuyển dụng

Trước khi muốn viết hay thì chúng ta cần viết chuẩn đã. Một email xin việc đầy đủ sẽ bao gồm các phần sau:

1. Tiêu đề

Trong một số trường hợp, phía công ty/ doanh nghiệp khi đăng tin tuyển dụng sẽ có hướng dẫn, quy định sẵn về cách đặt tiêu đề email cho ứng viên. Việc bạn cần làm chỉ là đọc kĩ JD họ gửi, copy mẫu rồi chèn thông tin bản thân vào cho phù hợp là được.

Nhưng nếu không có mẫu cho sẵn, bạn cần chú ý viết tiêu đề email thật ngắn gọn, đi thẳng vào trọng tâm. Thông thường, cấu trúc chuẩn của tiêu đề sẽ là "HỌ VÀ TÊN - VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN - TÊN CÔNG TY ". VD: Nguyễn Văn A - Kiến trúc sư cảnh quan - Công ty Xây dựng XYZ hoặc Nguyễn Văn A - Ứng tuyển vị trí Kiến trúc sư cảnh quan - Công ty Xây dựng XYZ.

2. Mở đầu

Hãy luôn mở đầu email của bạn với một lời chào. Ở đây, bạn cần lưu ý lựa chọn cách xưng hô sao cho lịch sự, chuyên nghiệp, tránh trường hợp quá trang trọng hoặc quá suồng sã. VD: [Kính gửi Bộ phận tuyển dụng Công ty Xây dựng XYZ] hoặc ghi hẳn tên người nhận ra (nếu bạn biết người ta từ trước). VD: [Kính gửi chị Nguyễn Thị A - Trưởng Bộ phận tuyển dụng Công ty Xây dựng XYZ].

3. Nội dung chính

Trong phần này, các ứng viên cần đảm bảo được các nội dung cụ thể sau:

- Giới thiệu bản thân một cách ngắn gọn

VD: Tôi tên là Nguyễn Văn A, sinh năm 1998, tốt nghiệp trường Đại học Kiến trúc khoa thiết kế đồ họa và hiện đang sinh sống tại Hà Nội.

- Nêu mục đích viết email (Viết để làm gì? Ứng tuyển vị trí nào? Biết đến thông tin tuyển dụng thông qua đâu?...)

VD: Thông qua website tuyển dụng, tôi được biết công ty đang có nhu cầu tuyển nhân sự bên mảng thiết kế nội thất. Vậy nên tôi viết Email này với mong muốn ứng tuyển cho vị trí nhân viên thiết kế.

- Sơ lược những đặc điểm, kỹ năng mà bản thân đánh giá là phù hợp với vị trí công việc ứng tuyển.

VD: Trong quá trình học tập tại trường [...], tôi đã học được những kỹ năng chuyên ngành cần thiết cũng như tham gia rất nhiều dự án, hội thảo lớn như [...]. Sau khi làm tại công ty [...] với vị trí [...], tôi đã đạt được một số thành tựu nhất định, tiêu biểu là [...]...

- Nêu mục tiêu, mong muốn của bản thân về vị trí công việc đang ứng tuyển.

VD: Sau khi tìm hiểu về Công ty [TÊN CÔNG TY ĐANG ỨNG TUYỂN], tôi vô cùng ấn tượng với thành tựu cũng như những giá trị cốt lõi mà công ty hướng đến. Với những kinh nghiệm đã nêu phía trên trên, tôi nhận thấy bản thân phù hợp với vị trí [...] và rất mong muốn được đóng góp trong hành trình phát triển tiếp theo của Quý công ty.

Hãy lưu ý những nội dung này cần được viết thật vắn tắt, ngắn gọn. Đây là phần sơ lược, khái quát nhất để nhà tuyển dụng nắm thông tin về bạn cũng như bước đầu đánh giá mức độ chuyên nghiệp của bạn trong công việc. Vậy nên bạn chỉ cần nêu thật nhanh các thông tin đó thôi nhé.

4. Kết thúc email

Trong phần kết thúc này, bạn nên dành một lời cảm ơn để gửi tới nhà tuyển dụng cũng như bày tỏ mong muốn sớm nhận được hồi âm từ phía doanh nghiệp. Hãy đơn giản hóa nó bằng 1-2 câu văn ngắn gọn, tránh quá dài dòng lan man nhé.

5. Chữ kí

Đây là phần rất ít người để ý đến khi dùng gmail. Nếu chỉ soạn mail bình thường, chúng ta thường chỉ ghi chữ kí đơn giản là họ tên của mình. Tuy nhiên để thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân, bạn có thể tạo chữ kí riêng ngay trên gmail chỉ với 5 bước đơn giản:

B1: Vào Gmail trên máy tính hoặc điện thoại -> Vào phần "Cài đặt/ Setting" -> Chọn "Xem tất cả chế độ cài đặt/ See all settings".

B2: Vào mục "Chung/ General" -> Tìm phần "Chữ kí/ Signature".

B3: Chọn phần "Tạo mới/ Create new" -> Đặt tên -> Ấn "Tạo/ Create".

B4: Hoàn thiện thông tin cá nhân vào các mục trong form mẫu sao cho phù hợp với vị trí công việc của mình.

B5: Đặt mẫu chữ kí mới tạo làm mặc định.

Như vậy là bạn đã có được chữ kí riêng mang đậm dấu ấn cá nhân cũng như nâng cao tính chuyên nghiệp của email khi đến được tay nhà tuyển dụng rồi.

6. Các tài liệu đính kèm

Thông thường một email xin việc sẽ được đính kèm các tài liệu như đơn xin việc, CV, thư giới thiệu, portfolio, bằng cấp và chứng chỉ liên quan (bằng đại học, bảng điểm,...).

Tùy thuộc vào yêu cầu của từng công ty/ doanh nghiệp, bên tuyển dụng sẽ yêu cầu những loại giấy tờ khác nhau. Vậy nên bạn cần tìm hiểu kĩ trong JD hoặc hỏi người quen (nếu có) để có sự chuẩn bị tốt nhất nhé.

II. Những nguyên tắc khi viết email xin việc để không gây "mất điểm"

Bên cạnh những nội dung cố định bên trên, có một số điều bạn cần lưu ý khi viết email xin việc để đạt hiệu quả tốt nhất.

1. Chú ý tên email hiển thị

Tên email là điều chúng ta cần lưu ý kể cả trong CV hay bất cứ hồ sơ, giấy tờ nào khác. Hãy tránh các cái tên không phù hợp, thiếu nghiêm túc, thể hiện sự thiếu chín chắn như tên nhân vật trong game, tên idol, tên sử dụng "teencode",... VD: gojovippro@gmail.com; girlngok@yahoo.com; thoconlonton@gmail.com;...

Thay vào đó, bạn cần thể hiện được tên đầy đủ, có thể thêm cả vị trí, chức danh (nếu có) để nhà tuyển dụng dễ dàng nhận diện hơn. Một số địa chỉ email nên dùng như nguyenmyha.content@gmail.com; tramanvuthi201.design@gmail.com; tranthanhnga.artist@gmail.com;...

2. Hình thức chỉn chu, nghiêm túc, đẹp mắt

Khi soạn email, bạn cần chú ý tránh việc sử dụng icon, sticker hay bất cứ "dấu hiệu" nào thể hiện sự thiếu trưởng thành của bản thân. Đặc biệt, tuyệt đối hạn chế các lỗi chính tả, đánh máy nếu không muốn bị "mất điểm" trong mắt nhà tuyển dụng.

Giữa các phần của email, bạn nên cách dòng ra để tạo "ranh giới" rõ ràng, giúp nhà tuyển dụng dễ dàng theo dõi nội dung quan trọng trong thư.

3. Nội dung rõ ràng đi vào đúng trọng tâm

Như đã nói ở trên, phần viết email chỉ là bước đầu để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Còn nếu để xem xét mức độ phù hợp của bạn cho vị trí công việc, họ sẽ cần xem cả các giấy tờ, tài liệu liên quan nữa. Vậy nên email bạn viết càng ngắn gọn, cô đọng, súc tích thì càng tốt.

Tất cả các phần như thông tin cá nhân, giới thiệu kỹ năng, kinh nghiệm đều cần tóm tắt lại, có liên hệ mật thiết đến vị trí công việc đang ứng tuyển. Hãy chú ý đừng kể lể hay khoe khoang quá nhiều về thành tích của bản thân bởi điều nhà tuyển dụng quan tâm là những giá trị mà ứng viên có thể đem lại cho công ty. Và điều này sẽ cần được bạn chứng minh qua CV, các giấy tờ liên quan cũng như trong buổi phỏng vấn trực tiếp với nhà tuyển dụng.

4. Kiểm tra toàn bộ tài liệu đính kèm trước khi gửi

Rất nhiều người thi thoảng "đãng trí", lúc gửi mail xong rồi mới nhận ra mình chưa đính kèm các file tài liệu liên quan. Điều này không chỉ làm mất thời gian mà còn ảnh hưởng tới cái nhìn của nhà tuyển dụng dành cho bạn. Vậy nên đừng quên kiểm tra toàn bộ nội dung mail cùng tài liệu cũng như đảm bảo các file tài liệu của bạn đều được lưu dưới dạng PDF nhé.

Trên đây là một số lưu ý để bạn biết cách viết email xin việc chuẩn chỉnh và ấn tượng nhất. Ngoài ra, bạn có thể nhấn mạnh một số thông tin quan trọng bằng cách in đậm, gạch chân, in nghiêng hoặc thêm màu sắc. Tuy nhiên cũng không nên lạm dụng nó, tránh việc email trở nên quá "màu mè" nhé. Chúc các bạn thành công tìm được công việc phù hợp với bản thân mình.